Cloud
Work.

GDPR står för General Data Protection Regulation och är en ny dataskyddsförordning från EU som kommer bli en lag i alla EU:s medlemsländer från 25 maj 2018. GDPR ska stärka enskilda personers rättigheter över hur företag, myndigheter och organisationer får samla in och använda deras personuppgifter.

Inom varje EU-medlemsland finns en tillsynsmyndigheten som kommer kontrollera detta. I Sverige heter denna myndighet Integritetskyddsmyndigheten, tidigare Datainspektionen. På deras hemsida finns mer information och hjälp som du kan ta del av för att ta reda på vad du behöver göra. Integritetsskyddsmyndigheten

Behandling av personuppgifter
GDPR handlar främst om skydd av personuppgifter och i artikel 4 i Dataskyddsförordningen finns följande viktiga definitioner för ”personuppgift” och ”behandling”:

personuppgift: varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (nedan kallad en registrerad), varvid en identifierbarfysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet,

behandling: en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
Den personuppgiftsansvarig är en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Ansvarig och biträde för uppgifter i Cloud Work
All behandling av personuppgifter i Cloud Work är ni som kund personuppgiftsansvariga för. Cloudgruppen Sverige AB är personuppgiftsbiträde och vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att personuppgifterna behandlas på ett tryggt och säkert sätt samt i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Cloudgruppen Sverige AB:s tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder finns beskrivna under säkerhet.

Cloudgruppen Sverige AB som personuppgiftsansvarig
All behandling av personuppgifter om dig som kund eller användare är vi personuppgiftsansvariga över då du beställer Cloud Work eller kontaktar oss. Vad vi gör med dina personuppgifter har vi beskrivit i vår Integritetspolicy.

Rättsliga grunder
Hos Integritetsskyddsmyndigheten kan man läsa om vilka rättsliga grunder som gäller för personuppgiftsbehandling: För att det ska vara tillåtet att behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund. En sådan rättslig grund är samtycke från den registrerade. Andra rättsliga grunder är om personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade, fullgöra en rättslig förpliktelse, skydda den registrerades grundläggande intressen, fullgöra en uppgift av allmänt intresse, för myndighetsutövning, samt efter en intresseavvägning.

Rättslig grund för uppgifter i Cloudgruppen Sverige ABs tjänster
Vilka rättsliga grunder som finns för behandlingen av personuppgifter i Cloudgruppen Sverige ABs tjänster måste du som personuppgiftsansvarig ta reda på och dokumentera. Det kan variera från fall till fall beroende på verksamhet, vilka lagar ni behöver följa, om ni samlar in uppgifter som krävs eller som kan vara bra att ha.

Cloud Work som personuppgiftsbiträde har ansvaret för de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna i och kring Cloud Work. Det innebär att vi i Cloud Work ska se till att det finns den säkerhet som behövs exempelvis krypterad lagring, behörighetsstyrning, möjlighet att kunna göra registerutdrag och radera personuppgifter. När det inte finns funktioner i programmet för att hantera personuppgifterna har vi interna rutiner för detta. De åtgärder som Cloud Work vidtar beskrivs närmare nedan.

Autentisering och kryptering
All datakommunikation sker med Secure Sockets Layer (SSL). För att få tillgång till Tjänsterna krävs inloggning med användarnamn och lösenord. Vi har även stöd för Two-step authentication vilket vi rekommenderar för ytterligare säkerhet för era konton.

Cloud Work använder krypterad kommunikation i form av 256-bitars SSL-kryptering och 2048-bitars publika nycklar från RSA. All datakommunikation till och från användares datorer krypteras med SSL, den mest använda Internetstandarden för krypterad kommunikation. Cloud Work tillämpar lösenordsskydd i form av att inloggningsförfarandet är helt krypterat, vilket innebär att ingen information skickas som okrypterad text. Användarens lösenord lagras i envägskrypterat format (med ett standardiserat envägschiffer samt så kallad ”saltning”). Kunden står alltid som ansvarig vid risken av obehörig användning av Tjänsterna som följd av att Användaren lämnat en inloggad dator obevakad. Det sker kontinuerlig verifiering av användare. Varje anrop till Cloud Work’s servrar innebär en kontroll av den inloggades behörighet.

Lagring och backuper
Cloud Work driftas på servrar i en datahall som övervakas dygnet runt och det finns alltid personal tillgänglig. Lagringen av data finns på våra servrar, hos Amazon S3 (dokument) samt kontinuerlig databasbackup hos MongoDB.

Datahallen är utrustad med alarm och klimatsystem samt med mycket hög säkerhet. Högkapacitetsanslutningar säkerställer användarnas tillgång till Cloud Work.

Syftet med det här dokumentet är att:

1. Tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.

2. Förklara hur vi använder de personuppgifter som du delar med dig av här på hemsidan eller när du använder tjänsten Cloud Work.

3. Ge dig förståelse för vilka personuppgifter som vi samlar in och vad vi gör med dem

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Cloudgruppen Sverige AB, 556583-9627, är programleverantör av Cloud Work, som nedan kallas ”Tjänsten”. Cloud work är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på denna hemsida under ”Detta behöver du tänka på”. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget i Cloud Work. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Administratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare och andra administratörer, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Cloud Work avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten. Cloud Work är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

– du beställer Tjänsten

– du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten

– du använder Cloud Work’s app

– du anmäler dig till någon av våra utbildningar

– du har en fråga och/eller kontaktar oss

– du besöker vår hemsida och accepterar cookies

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
Vilka personuppgifter vi behandlar varierar beroende på hur du använder Cloud Work och vilken företagsform du har. För kunder som driver enskild firma kan företagsuppgifter även utgöra personuppgifter. När du beställer eller använder Cloud Work samlar vi in de kontakt- och företagsuppgifter som behövs för att tillhandahålla tjänsten. För användare kan vi även behandla kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter och onlineidentifikationer för att möjliggöra användningen av Cloud Work. När du använder Cloud Work-appen kan du ladda upp exempelvis bilder och annan dokumentation. Detta innehåll lagras och behandlas inom ramen för tjänsten. Om administratören för ert konto har aktiverat funktionen kan även platsinformation (GPS) registreras i samband med tidrapportering. Om du kontaktar oss med en fråga eller i ett annat ärende kan vilka personuppgifter som behandlas variera beroende på kommunikationskanal och ärendets innehåll. Det kan exempelvis handla om kontaktuppgifter, företagsuppgifter, onlineidentifikationer samt information som du själv väljer att dela med oss. En mer detaljerad beskrivning av vilka personuppgifter som behandlas, i vilka situationer och vilken rättslig grund behandlingen baseras på finns i bilaga 1. Information om cookies och hur dessa används finns på vår sida om cookies. Personuppgiftsansvarig är Cloudgruppen Sverige AB.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Cloud Work samlar in dessa personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla tjänsten, fullgöra våra åtaganden gentemot dig enligt avtal samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både tjänsten och vår webbplats. Uppgifterna behövs bland annat för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, ta fram statistik och genomföra direktmarknadsföring, vilket du har möjlighet att avregistrera dig från. De personuppgifter som samlas in vid beställning används för att hantera din order, fakturering och för att skicka inloggningsuppgifter till dig. Användarnas personuppgifter behandlas för att ge tillgång till Cloud Work, möjliggöra användningen av tjänsten, skapa en behandlingshistorik, identifiera användare samt administrera vilka användare och kunder som använder tjänsten. Vid användning av Cloud Work-appen kan du ge Cloud Work tillgång till mobilens kamera och bildgalleri för att kunna ladda upp och hantera bilder i tjänsten. Om administratören för ert konto har aktiverat funktionen kan platsinformation sparas i samband med tidregistrering. När du kontaktar oss via någon av Cloudgruppens kommunikationskanaler används informationen för att hantera ditt ärende, kontakta dig och förbättra vår service, exempelvis genom att spara information om tidigare ärenden och återkommande frågor. När du besöker Cloud Works webbplats kan cookies användas för behandling av uppgifter i enlighet med vår cookiepolicy.

Vilka delar vi personuppgifter med?
För att upprätthålla en kvalitativ tjänst så använder vi oss av underleverantörer för vissa funktioner, både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig i bilaga 2. Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Väljer du att aktivera en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Cloud Work sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller så länge det är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. När avtalet upphör kommer Cloud Work att radera eller anonymisera dina uppgifter inom ett år efter uppsägningen, om inte annat följer av svensk eller europeisk lagstiftning eller beslut från domstol eller myndighet. Dina uppgifter kan även sparas med stöd av en intresseavvägning om det finns säkerhetsmässiga eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras varierar beroende på syftet med behandlingen. Uppgifter i tjänsten raderas av administratören för ert konto. Om det saknas en teknisk funktion för radering behöver administratören kontakta oss på Cloudgruppen Sverige AB. Personuppgifter som behandlas för fakturering sparas så länge det krävs enligt tillämpliga bokföringsregler. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss och det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden. Efter att kundrelationen har avslutats kan vissa uppgifter sparas med stöd av en intresseavvägning, exempelvis som dokumentation om en tvist eller annat problem skulle uppstå. Sådan lagring begränsas till nödvändiga system och omfattas av kontrollerad behörighetsstyrning.

Vilka rättigheter har du?
Du som registrerad kund hos Cloud Work har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få tillgång till dessa genom ett registerutdrag. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du kan få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat och maskinläsbart format. Du har rätt att få felaktiga, ofullständiga eller missvisande personuppgifter rättade och kan i vissa fall begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Du har även rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Rätten till radering gäller dock inte om uppgifterna behöver behandlas för att fullgöra ett avtal, uppfylla en rättslig skyldighet eller om det finns andra lagliga skäl för fortsatt behandling. Om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du tidigare har lämnat, invända mot direktmarknadsföring samt i vissa fall motsätta dig automatiserat beslutsfattande och profilering. Om du anser att Cloudgruppen Sverige AB behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Om du vill veta mer
Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på cloudgruppen.se eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten.

Bilaga 1
Kategorier av personuppgifter

För att kunna använda Tjänsten behöver vi vissa uppgifter om dig. Exempel på sådana uppgifter är dina kontaktuppgifter, företagsuppgifter, inloggningsuppgifter samt online-identifikation. I de fall du kontaktar oss via vår ärendehantering, telefon eller chatt kan uppgifter förekomma i ostrukturerat material, vilket betyder att den information som hanteras är beroende på vilken information du själv väljer att dela med oss.

En detaljerad lista över de personuppgifter som hanteras samt vilken laglig grund som ligger till grund för behandlingen finns beskrivet nedan.

Bilaga 2
Underleverantörer

Incident
Om en programrelaterad incident inträffar kan det innebär att det blir en personuppgiftsincident. Ett problem i Cloud Work som genererar felaktig data eller saknad data kategoriseras som en programrelaterad incident. Skulle denna data innehålla personuppgifter blir det även en personuppgiftsincident. Det kan också bli en personuppgiftsincident om en säkerhetsincident leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna.

Incidentprocess
Processen är indelad i delprocesserna identifiering av incident, konsekvensanalys, åtgärdsprocess, kommunikation och Root Cause Analysis (RCA).

Vid identifieringen av incident sker en identifiering av vilken typ av incident det är frågan om. I delprocessen Konsekvensanalys sker en analys över omfattningen vilka kunder och användare som påverkas av incidenten och vad konsekvenserna blir. I Åtgärdsprocessen sker bedömning och prioritering av problemet för att säkerhetsställa åtgärdsplan samt verkställandet av åtgärden. Vid en personuppgiftsincident är sammanställning av rapport en aktivitet, där vi utgår ifrån Integritetsskyddsmyndighetens mall som beskriver att vi ska ha med information om:

– Vilken typ av incident det är fråga om

– Vilka kategorier av personer som kan komma att beröras

– Hur många personer det berör

– Vilka konsekvenser incidenten kan få

– Vilka åtgärder man vidtagit för att motverka ev. negativa konsekvenser.

Incident och åtgärder kommuniceras ut till berörda som drabbats. Vid personuppgiftsincident finns anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten som en aktivitet i denna delprocess. Efter att åtgärder är genomförda och berörda har blivit informerade genomförs en Root Cause Analysis i syfte att förhindra att problemet uppstår igen.

Vad är cookies och hur använder vi cookies?
cloudgruppen.se samt tjänsten Cloud Work innehåller så kallade Cookies. Cookies är en liten textfil som placeras på datorn av en webbserver och fungerar som ett ID-kort. Cookies möjliggör att hemsidan kommer ihåg viktig information som gör ditt besök på hemsidan bekvämare. Liksom de flesta andra webbplatser använder Cloudgruppen Sverige AB och Cloud Work cookies för att förbättra din användarupplevelse:

På webbsidan
– Räkna antalet användare och trafik. Genom att förstå hur webbplatsen används kan vi utveckla och förbättra den.

– Samla in och analysera beteendedata baserat på användning av webbplats och tjänster i syfte att förbättra användarupplevelsen och även möjliggöra individanpassad kommunikation och budskap till användaren.

I appen
– Du har loggat in på webbplatsen och skall därigenom slippa logga in på varje ny sida du besöker.

– Anpassa våra tjänster efter de användarpreferenser du angivit.

Det finns två typer av cookies. Den ena typen kallas permanenta cookies och innebär att en fil sparas på besökarens enhet under en viss tid. Dessa cookies kan exempelvis användas för att anpassa webbplatsen efter besökarens val och preferenser samt för statistik och analys. Den andra typen kallas sessionscookies och lagras tillfälligt medan du besöker webbplatsen. Sessionscookies försvinner normalt när du stänger din webbläsare. På Cloud Works webbplats kan även tredjepartscookies användas, exempelvis för analysverktyg och andra externa tjänster. Syftet är bland annat att förstå hur webbplatsen används och ge oss möjlighet att förbättra funktionalitet och användarupplevelse. Om du inte vill ta emot cookies kan du ändra inställningarna för cookies i din webbläsare eller välja att blockera vissa cookies. Observera att vissa cookies kan vara nödvändiga för att Cloud Work ska fungera korrekt. Om du blockerar nödvändiga cookies kan det innebära att du inte kan använda alla delar av tjänsten, eftersom exempelvis den session som krävs för att använda Cloud Work kan lagras i en cookie.