Integritets-policy.

1. Inledning

Cloudgruppen Sverige AB värnar om din personliga integritet och arbetar för att personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt, transparent och säkert.

Denna integritetspolicy beskriver hur Cloudgruppen Sverige AB behandlar personuppgifter när Cloudgruppen är personuppgiftsansvarig samt ger övergripande information om behandling av personuppgifter inom våra tjänster, bland annat Cloud Work, Cloud X och Cloud Drive.

Policyn gäller bland annat när du:

• är kund eller potentiell kund,
• arbetar hos eller företräder en kund eller potentiell kund,
• kontaktas av oss i försäljnings- eller marknadsföringssyfte,
• kontaktar vår kundservice eller support,
• kommunicerar med oss via telefon, e-post, formulär, chatt eller andra kanaler,
• använder eller administrerar någon av våra tjänster,
• använder Cloud Work, Cloud X eller Cloud Drive,
• besöker vår webbplats,
• är leverantör, franchisetagare, samarbetspartner eller kontaktperson hos sådan part,
• deltar i möten eller andra affärsrelationer med Cloudgruppen, eller
• på annat sätt kommer i kontakt med Cloudgruppen.

När Cloudgruppen behandlar personuppgifter enbart för en kunds räkning och enligt kundens dokumenterade instruktioner är Cloudgruppen normalt personuppgiftsbiträde. Sådan behandling regleras främst genom det personuppgiftsbiträdesavtal som gäller mellan Cloudgruppen och kunden.

2. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för den behandling där Cloudgruppen bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen är:

Cloudgruppen Sverige AB
Organisationsnummer: 556583–9627
E-post: kontakt@cloudgruppen.se
Telefon: 010-188 77 00
Webbplats: www.cloudgruppen.se

3. Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en identifierad eller identifierbar fysisk person.

Det kan exempelvis vara:

• namn,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• befattning,
• arbetsgivare,
• IP-adress,
• användarkonto,
• röst,
• ljudinspelning,
• fordonsuppgifter,
• positionsuppgifter,
• GPS-data,
• korrespondens,
• systemloggar,
• användningsdata, annan information som kan kopplas till en viss person.

Uppgifter som endast avser ett företag är normalt inte personuppgifter. Uppgifter om företagets anställda, ägare, firmatecknare, företrädare eller andra kontaktpersoner kan däremot vara personuppgifter.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter Cloudgruppen behandlar beror på din relation till oss och vilka tjänster du använder.

4.1 Kontakt- och identitetsuppgifter

Vi kan behandla exempelvis:

• namn,
• befattning,
• arbetsgivare,
• företagsanknytning,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• postadress.

4.2 Kund- och avtalsuppgifter

Vi kan behandla:

• kundnummer,
• organisationsanknytning,
• offerter,
• avtal,
• beställningar,
• abonnemang,
• produkter och tjänster,
• avtalsperiod,
• kontaktpersoner,
• leveransinformation.

4.3 Ekonomiska uppgifter

Vi kan behandla:

• fakturainformation,
• betalningsinformation,
• betalningshistorik,
• kredituppgifter där det är relevant,
• uppgifter för bokföring och ekonomiadministration.

4.4 Kommunikationsuppgifter

Vi kan behandla:

• e-post,
• chattmeddelanden,
• supportärenden,
• mötesanteckningar,
• anteckningar från kund- och säljsamtal,
• samtalsmetadata,
• ljudinspelningar av telefonsamtal.

4.5 Tekniska uppgifter

Vi kan behandla:

• IP-adress,
• enhetsinformation,
• webbläsarinformation,
• användaridentitet,
• inloggningsuppgifter,
• autentiseringsuppgifter,
• systemloggar,
• säkerhetsloggar,
• användningsdata.

4.6 Fordons- och positionsuppgifter

När Cloud Drive används kan behandling bland annat omfatta:

• fordonsinformation,
• registreringsnummer,
• förare eller användare,
• tidpunkt för körning,
• start- och slutposition,
• färdväg,
• körsträcka,
• körjournal,
• tjänste- och privatresor,
• GPS- och positionsdata,
• annan fordonsrelaterad information.

5. Varifrån får vi personuppgifterna?

Personuppgifter kan lämnas direkt av dig, exempelvis när du:

• kontaktar oss,
• begär offert,
• blir kund,
• använder våra tjänster,
• kontaktar support,
• skickar e-post,
• deltar i ett telefonsamtal eller möte.

Vi kan även få personuppgifter från:

• det företag eller den organisation som du företräder,
• befintliga kunder,
• samarbetspartners,
• franchisetagare,
• operatörer,
• offentliga register,
• företagsregister,
• företags webbplatser,
• allmänt tillgängliga källor,
• leverantörer av företags- och kontaktinformation,
• CRM- och prospekteringsverktyg,
• tekniska system och enheter inom våra tjänster,
• andra legitima kommersiella informationskällor.

När personuppgifterna inte har erhållits direkt från dig informerar vi dig i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

6. Ändamål och rättslig grund

6.1 Kundrelationer, offerter och avtal

Vi behandlar personuppgifter för att:

• ta fram och administrera offerter,
• ingå avtal,
• administrera kundrelationer,
• leverera produkter och tjänster,
• kommunicera med kunder och kontaktpersoner,
• administrera beställningar,
• följa upp leveranser och åtaganden,
• hantera förändringar och avslut av tjänster.

När avtalet ingås med en fysisk person kan behandlingen vara nödvändig för att fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan avtal ingås.

När avtalet ingås med ett företag behandlas kontaktpersoners uppgifter normalt med stöd av Cloudgruppens berättigade intresse av att administrera och fullgöra affärsrelationen.

7. Försäljning, prospektering och direktmarknadsföring

Cloudgruppen bedriver försäljning till företag och kan kontakta företrädare, anställda och andra relevanta kontaktpersoner hos företag för att informera om våra produkter och tjänster.

Vi kan behandla exempelvis:

• namn,
• befattning,
• arbetsgivare,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• information om företagets verksamhet,
• tidigare kontakt med Cloudgruppen,
• anteckningar från säljsamtal,
• information om vilka tjänster som kan vara relevanta för företaget.

Personuppgifterna kan komma från offentliga register, företags webbplatser, kommersiella företagsdatabaser, CRM-system, prospekteringsverktyg eller andra legitima källor.

Behandlingen baseras normalt på Cloudgruppens berättigade intresse av att:

• marknadsföra våra tjänster,
• etablera nya affärsrelationer,
• utveckla befintliga affärsrelationer,
• kommunicera med relevanta beslutsfattare och företrädare hos företag.

Cloudgruppen gör vid användning av berättigat intresse en bedömning av om behandlingen är nödvändig och om Cloudgruppens intresse väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter.

Din rätt att invända

Du har rätt att när som helst invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring.

Om du invänder kommer Cloudgruppen att upphöra med att behandla dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

Vi kan behålla begränsad information om din invändning i en spärrlista för att säkerställa att du inte kontaktas igen i strid med din begäran.

8. Inspelning av Cloudgruppens egna telefonsamtal

Cloudgruppen kan spela in inkommande och utgående telefonsamtal där Cloudgruppen själv är part i samtalet.

Det kan bland annat omfatta:

• säljsamtal med kunder och potentiella kunder,
• kundsamtal,
• supportsamtal,
• samtal om avtal,
• samtal om beställningar och leveranser.

8.1 Ändamål

Inspelningar kan användas för:

• kvalitetssäkring,
• utbildning och utveckling av personal,
• kontroll av att interna rutiner och kvalitetskrav följs,
• dokumentation av vad som kommunicerats,
• dokumentation av överenskommelser,
• hantering av reklamationer,
• utredning av kundärenden,
• hantering av tvister,
• fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

8.2 Vilka uppgifter förekommer?

En inspelning kan bland annat innehålla:

• din röst,
• namn,
• telefonnummer,
• arbetsgivare,
• befattning,
• företagsanknytning,
• de uppgifter som lämnas under samtalet.

8.3 Rättslig grund

Behandlingen baseras normalt på Cloudgruppens berättigade intresse av:

• kvalitetssäkring,
• dokumentation,
• utbildning,
• regelefterlevnad,
• uppföljning av kund- och säljsamtal,
• hantering av kundärenden och reklamationer,
• hantering av rättsliga anspråk.

Cloudgruppen begränsar åtkomsten till inspelningar till personer som behöver uppgifterna för sitt arbete.

Information om inspelningen lämnas i anslutning till samtalet.

8.4 Lagringstid

Cloudgruppens egna samtalsinspelningar, inklusive säljsamtal där Cloudgruppen kontaktar kunder eller potentiella kunder, sparas normalt i 12 månader och raderas därefter.

Om en inspelning behövs för:

• ett pågående kundärende,
• en reklamation,
• en intern utredning,
• en tvist,
• ett rättsligt anspråk,

kan inspelningen sparas längre så länge det finns ett dokumenterat behov.

Denna lagringstid avser Cloudgruppens egna samtalsinspelningar och gäller inte automatiskt kunders egna inspelningar genom Cloud X.

9. Kundservice och support

När du kontaktar Cloudgruppen kan vi behandla personuppgifter för att:

• identifiera kund och användare,
• besvara frågor,
• felsöka problem,
• administrera supportärenden,
• dokumentera vidtagna åtgärder,
• följa upp ärenden,
• förbättra vår service och våra tjänster.

Behandlingen baseras beroende på omständigheterna på:

• fullgörande av avtal,
• berättigat intresse,
• rättslig förpliktelse.

10. Cloud Work – integritet och säkerhet

Cloudgruppen erbjuder genom Cloud Work digitala arbetsplats-, produktivitets-, kommunikations-, moln- och IT-tjänster.

Beroende på vilka tjänster kunden använder kan Cloudgruppen behandla personuppgifter och annan information som kunden eller kundens användare lagrar, överför eller på annat sätt gör tillgänglig genom tjänsten.

10.1 Cloudgruppens roll

När Cloudgruppen behandlar personuppgifter inom Cloud Work enbart för kundens räkning och enligt kundens dokumenterade instruktioner agerar Cloudgruppen normalt som personuppgiftsbiträde.

Kunden är då normalt personuppgiftsansvarig.

Behandlingen regleras genom Cloudgruppens personuppgiftsbiträdesavtal och tillhörande avtalsdokumentation.

Cloudgruppen kan samtidigt vara personuppgiftsansvarig för vissa egna behandlingar, exempelvis:

• administration av kundrelationen,
• avtalsadministration,
• kontakt- och användaruppgifter,
• fakturering,
• behörighetsadministration,
• säkerhets- och systemloggar,
• supportärenden,
• driftuppföljning,
• säkerhet,
• förebyggande av missbruk,
• regelefterlevnad.

10.2 Uppgifter som kan behandlas

Beroende på tjänsten kan bland annat följande förekomma:

• namn,
• kontaktuppgifter,
• användaridentiteter,
• användarkonton,
• behörigheter,
• IP-adresser,
• enhetsinformation,
• autentiseringsuppgifter,
• inloggningshistorik,
• system- och säkerhetsloggar,
• metadata,
• dokument,
• filer,
• e-post,
• kommunikationsuppgifter,
• supportinformation,
• annan information som kunden väljer att behandla genom tjänsten.

När Cloudgruppen agerar som personuppgiftsbiträde bestämmer kunden som huvudregel vilka personuppgifter som behandlas.

10.3 Säkerhet

Cloudgruppen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån behandlingens:

• art,
• omfattning,
• sammanhang,
• ändamål,
• risk.

Beroende på tjänst kan åtgärder bland annat omfatta:

• behörighetsstyrning,
• åtkomstkontroll,
• principen om minsta behörighet,
• flerfaktorsautentisering,
• autentisering,
• loggning och spårbarhet,
• kryptering under överföring,
• kryptering vid lagring där det är lämpligt,
• säkerhetskopiering,
• kontinuitetsrutiner,
• återställningsrutiner,
• incidenthantering,
• sårbarhetshantering,
• säkerhetsuppdateringar.

Den exakta säkerhetsnivån kan variera beroende på vilken Cloud Work-tjänst kunden använder.

11. Cloud X – telefoni och växeltjänster

Cloudgruppen erbjuder genom Cloud X telefoni- och växeltjänster för företag.

Tjänsten kan innebära behandling av personuppgifter i samband med:

• inkommande och utgående telefonsamtal,
• företagsväxel,
• vidarekoppling,
• samtalsköer,
• användaradministration,
• telefonnummer,
• samtalshistorik,
• samtalsstatistik,
• röstmeddelanden,
• samtalsinspelning när sådan funktion används,
• teknisk drift,
• felsökning.

11.1 Uppgifter som kan behandlas

Beroende på hur kunden använder Cloud X kan exempelvis följande behandlas:

• namn,
• arbetsgivare,
• befattning,
• telefonnummer,
• användaridentitet,
• inkommande och utgående telefonnummer,
• datum och tid,
• samtalslängd,
• samtalsstatus,
• kö- och växeldata,
• tekniska loggar,
• röstmeddelanden,
• ljudinspelningar.

11.2 Cloudgruppens roll

När Cloudgruppen behandlar uppgifter inom Cloud X för att tillhandahålla tjänsten enligt kundens instruktioner agerar Cloudgruppen normalt som personuppgiftsbiträde.

Kunden är då normalt personuppgiftsansvarig för den behandling som sker inom kundens verksamhet.

Cloudgruppen kan samtidigt vara personuppgiftsansvarig för behandling som behövs för:

• administration,
• fakturering,
• teknisk drift,
• säkerhet,
• felsökning,
• förebyggande av missbruk,
• uppfyllande av rättsliga skyldigheter.

11.3 Kunders samtalsinspelningar i Cloud X

Om en kund aktiverar samtalsinspelning genom Cloud X är kunden normalt personuppgiftsansvarig när kunden bestämmer ändamålet med inspelningen.

Kunden ansvarar då bland annat för:

• rättslig grund, nödvändighet och proportionalitet, information till berörda personer, lagringstid, åtkomst, behörigheter, registrerades rättigheter, gallring och radering.
  • När Cloudgruppen behandlar eller lagrar inspelningar för kundens räkning görs detta enligt kundens dokumenterade instruktioner, tjänstens konfiguration och tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal.

Cloudgruppens lagringstid om 12 månader för egna samtalsinspelningar gäller inte kunders egna samtalsinspelningar i Cloud X.

Kunden bestämmer lagringstiden med beaktande av:

• ändamålet, GDPR, annan tillämplig lagstiftning, tjänstens tekniska funktioner.

12. Cloud Drive – digital körjournal och positionsdata

Cloudgruppen erbjuder genom Cloud Drive tjänster för digital körjournal och fordonsrelaterad administration.

En digital körjournal kan innehålla information om var en identifierbar person befinner sig eller har befunnit sig. Tjänsten innebär därför behandling av personuppgifter.

Positions- och GPS-uppgifter kan innebära en betydande påverkan på den personliga integriteten, särskilt när uppgifter om anställda behandlas.

12.1 Uppgifter som kan behandlas

Cloud Drive kan beroende på tjänstens funktioner behandla exempelvis:

• namn, användaridentitet, företag och organisatorisk tillhörighet, fordon,registreringsnummer, tidpunkt för resans början och slut, startposition, slutposition, GPS- och positionsuppgifter, färdväg, körsträcka, tjänsteresor, privatresor, resans syfte, mätarställning, fordonsinformation, system- och aktivitetsloggar.

12.2 Roller och ansvar

När Cloud Drive används av en arbetsgivare eller annan kund för att administrera körjournaler är kunden normalt personuppgiftsansvarig.

Cloudgruppen behandlar då normalt uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt kundens dokumenterade instruktioner.

Kunden bestämmer bland annat:

• varför uppgifterna samlas in, vilka personer som omfattas, vilka uppgifter som ska samlas in, hur uppgifterna används, vilka som får tillgång, hur länge uppgifterna sparas.

12.3 Kundens ansvar som arbetsgivare

Kunden ansvarar för att behandlingen genom Cloud Drive sker enligt GDPR och annan tillämplig lagstiftning.

Kunden ansvarar bland annat för att:

• fastställa rättslig grund, ha ett tydligt och legitimt ändamål,
• endast behandla nödvändiga personuppgifter,
• säkerställa proportionalitet, informera anställda, förare och andra registrerade,
• fastställa lagringstider, begränsa behörigheter, skydda positionsuppgifter,
• begränsa behandling av privata resor,
• inte använda uppgifterna för oförenliga ändamål,
• säkerställa att eventuell kontroll av anställda är laglig och proportionerlig.

När Cloud Drive används för att följa anställdas rörelsemönster, arbetstid eller arbetsutförande ska kunden särskilt beakta den beroendeställning som normalt finns mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Positionsdata bör inte användas för kontinuerlig eller mer omfattande övervakning av anställda om detta inte kan motiveras som nödvändigt, proportionerligt och lagligt.

12.4 Konsekvensbedömning – DPIA

Användningen av Cloud Drive kan i vissa situationer kräva en konsekvensbedömning avseende dataskydd, DPIA, enligt artikel 35 GDPR.

Det kan bland annat vara aktuellt om:

• positionsdata behandlas systematiskt,
• anställdas rörelsemönster övervakas över tid,
• behandlingen sker i stor omfattning, uppgifterna används för kontroll eller utvärdering av anställda,
• uppgifterna kombineras med andra personuppgifter, behandlingen kan medföra hög risk för de registrerades rättigheter och friheter. Det är kunden som personuppgiftsansvarig som ansvarar för att bedöma om en konsekvensbedömning krävs och, när så är fallet, genomföra den innan behandlingen påbörjas.

Cloudgruppen bistår kunden med relevant information om tjänstens behandling och säkerhetsåtgärder i den utsträckning som följer av GDPR och personuppgiftsbiträdesavtalet.

12.5 Ändamål med Cloud Drive

Tjänsten kan bland annat användas för:

• dokumentation av tjänsteresor, underlag för skatt och redovisning, beräkning av körsträckor, administration av tjänste- och privatresor, fordonsadministration, uppföljning av fordonsanvändning, andra ändamål som kunden själv fastställer och har rättsligt stöd för. När Cloudgruppen agerar som personuppgiftsbiträde använder Cloudgruppen inte kundens körjournals- eller positionsdata för egna självständiga ändamål annat än vad som behövs för att:
• tillhandahålla tjänsten, administrera tjänsten, upprätthålla säkerheten, uppfylla rättsliga skyldigheter.
  

12.6 Säkerhet

Cloudgruppen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för positionsdata.

Åtgärder kan bland annat omfatta:

• autentisering, behörighetsstyrning, åtkomstkontroll, loggning, kryptering, säkerhetskopiering, teknisk övervakning, incidenthantering.

12.7 Lagring

När Cloudgruppen agerar som personuppgiftsbiträde bestäms lagringstiden normalt av kunden med hänsyn till:

• ändamålet, tillämplig skatte- och redovisningslagstiftning, andra rättsliga skyldigheter, kundens interna regler, GDPR princip om lagringsminimering.
  

13. Ekonomi, bokföring och betalningar

Cloudgruppen behandlar personuppgifter för bland annat:

• fakturering, betalningsadministration, bokföring, revision, skatteredovisning, ekonomisk administration. Behandlingen sker huvudsakligen för att fullgöra rättsliga skyldigheter och, i vissa fall, för att fullgöra avtal eller med stöd av berättigat intresse.

14. Leverantörer, partners och franchisetagare

Vi behandlar kontaktuppgifter till personer hos:

• leverantörer, franchisetagare, operatörer, återförsäljare, samarbetspartners, rådgivare, andra affärspartners.

Behandlingen sker för att:

• administrera affärsrelationer, kommunicera, hantera avtal, samordna leveranser, hantera ekonomi, utveckla samarbeten. Den rättsliga grunden är normalt berättigat intresse eller fullgörande av avtal.

15. Rättsliga anspråk och regelefterlevnad

Vi kan behandla och bevara personuppgifter när det är nödvändigt för att:

• fastställa rättigheter och skyldigheter, utreda avtalsbrott, hantera reklamationer, utreda misstänkt missbruk, driva rättsliga krav, försvara oss mot rättsliga krav, följa myndighetsbeslut, uppfylla skyldigheter enligt lag.

Behandlingen baseras beroende på situation på:

• rättslig förpliktelse, berättigat intresse, fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

16. Känsliga personuppgifter

Cloudgruppen har normalt inte behov av att behandla känsliga personuppgifter inom ramen för vår försäljning och vanliga kundadministration.

Vi uppmanar därför kunder och andra personer att inte lämna känsliga personuppgifter till oss om det inte är nödvändigt.

Om känsliga personuppgifter ändå behandlas säkerställer vi att det finns rättsligt stöd enligt GDPR.

17. Cookies och webbplats

När du besöker vår webbplats kan tekniska uppgifter behandlas, exempelvis:

• IP-adress, webbläsarinformation, enhetstyp, tekniska identifierare, information om hur webbplatsen används.

Nödvändiga cookies och liknande tekniker kan användas för webbplatsens:

• funktion, säkerhet, tekniska drift. För cookies eller liknande tekniker som kräver samtycke inhämtar vi samtycke innan sådan behandling påbörjas. Du kan ändra eller återkalla dina val via webbplatsens cookieinställningar.

Mer information kan lämnas i Cloudgruppens cookiepolicy.

18. Vem får tillgång till personuppgifterna?

Personuppgifter kan delas med företag som hjälper Cloudgruppen att bedriva verksamheten och leverera våra tjänster.

Det kan exempelvis vara:

• IT- och driftleverantörer, CRM-leverantörer, telefoni- och kommunikationsleverantörer, leverantörer av Cloud X, leverantörer inom Cloud Work, leverantörer av Cloud Drive, molntjänstleverantörer, leverantörer av inspelningssystem, operatörer, ekonomisystem, betalningsleverantörer, supportleverantörer, konsulter, revisorer, advokater och andra juridiska rådgivare, inkasso- och kredithanteringsföretag,
• myndigheter när vi är skyldiga att lämna uppgifter.

Cloudgruppen säljer inte personuppgifter till tredje part.

19. Personuppgiftsbiträden och underbiträden

När en leverantör behandlar personuppgifter för Cloudgruppens räkning ingår Cloudgruppen personuppgiftsbiträdesavtal när detta krävs enligt GDPR.

När Cloudgruppen själv agerar som personuppgiftsbiträde kan vi använda underbiträden för att leverera tjänsten.

Underbiträden ska omfattas av motsvarande dataskyddsskyldigheter som följer av vårt avtal med kunden.

Information om relevanta underbiträden kan lämnas genom:

• personuppgiftsbiträdesavtal, underbiträdeslista, tjänstevillkor, annan avtalsdokumentation.

20. Överföringar utanför EU/EES

Cloudgruppen strävar efter att personuppgifter ska behandlas inom EU/EES när det är möjligt och lämpligt.

Vissa leverantörer eller underleverantörer kan dock behandla personuppgifter i länder utanför EU/EES.

När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en tillåten överföringsmekanism enligt GDPR.

Det kan bland annat vara:

• beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå,
• EU-kommissionens standardavtalsklausuler,
• annan godkänd överföringsmekanism.

När det krävs vidtar vi kompletterande tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

Du kan kontakta oss om du vill ha mer information om hur en viss överföring skyddas.

21. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Cloudgruppen sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för de ändamål för vilka uppgifterna behandlas.

Som utgångspunkt gäller följande:

Kund- och avtalsuppgifter

Sparas under kundrelationen och därefter så länge som behövs med hänsyn till bland annat:

• avtalsförpliktelser,
• garanti- och reklamationsfrågor,
• preskription,
• rättsliga anspråk,
• andra rättsliga skyldigheter.

Bokföringsuppgifter

Sparas under den tid som krävs enligt tillämplig bokförings-, skatte- och annan lagstiftning.

Prospekteringsuppgifter

Sparas så länge uppgifterna är relevanta för försäljnings- och marknadsföringsändamålet eller tills personen invänder mot direktmarknadsföring.

Spärruppgifter

Information om att en person har motsatt sig direktmarknadsföring kan sparas så länge det behövs för att säkerställa att personens invändning respekteras.

Supportärenden

Sparas så länge uppgifterna behövs för:

• kundrelationen,
• support,
• reklamation,
• felsökning,
• rättsliga anspråk.

Cloudgruppens egna samtalsinspelningar

Sparas normalt i 12 månader.

Denna lagringstid avser Cloudgruppens egna samtal, inklusive säljsamtal där Cloudgruppen kontaktar kunder eller potentiella kunder.

Inspelningar kan sparas längre om det är nödvändigt för exempelvis:

• reklamation, kundärende, tvist, utredning, rättsligt anspråk.

Kunders inspelningar i Cloud X

Cloudgruppens lagringstid om 12 månader gäller inte automatiskt kundernas egna samtalsinspelningar.

Dessa behandlas enligt:

• kundens instruktioner,
• kundens valda inställningar,
• personuppgiftsbiträdesavtal,
• tillämplig lagstiftning.

Cloud Work och Cloud Drive

När Cloudgruppen agerar som personuppgiftsbiträde styrs lagring och radering av:

• kundens dokumenterade instruktioner,
• tjänstens funktioner,
• tillämpligt avtal,
• lagkrav.

När uppgifter inte längre behöver sparas raderas eller anonymiseras de.

22. Informationssäkerhet

Cloudgruppen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter.

Åtgärderna anpassas efter behandlingens art och risk.

De kan bland annat omfatta:

• behörighetsstyrning,
• åtkomstkontroll,
• autentisering,
• flerfaktorsautentisering,
• loggning,
• säkerhetskopiering,
• kryptering,
• incidenthantering,
• säkerhetsuppdateringar,
• kontinuitetsplanering,
• återställningsrutiner,
• utbildning och interna rutiner.

23. Personuppgiftsincidenter

Cloudgruppen har rutiner för att:

• identifiera,
• hantera,
• dokumentera,
• utreda,
• följa upp

personuppgiftsincidenter.

När Cloudgruppen är personuppgiftsansvarig bedömer vi om en incident ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten och om berörda registrerade ska informeras.

När Cloudgruppen agerar som personuppgiftsbiträde informerar vi den personuppgiftsansvariga kunden utan onödigt dröjsmål efter att vi fått kännedom om en personuppgiftsincident som omfattas av vår biträdesbehandling.

24. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Cloudgruppen använder inte automatiserat individuellt beslutsfattande som enbart grundas på automatiserad behandling och som medför rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad, såvida annat inte uttryckligen anges.

Om sådan behandling införs kommer berörda personer att informeras i enlighet med GDPR.

Cloudgruppen kan använda vissa former av analys, segmentering eller prioritering inom försäljning och kundhantering. Om sådan behandling utgör profilering enligt GDPR säkerställer vi att det finns rättslig grund och att behandlingen sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

25. Dina rättigheter

Du har enligt GDPR ett antal rättigheter.

Vilka rättigheter som gäller beror bland annat på vilken rättslig grund behandlingen baseras på.

25.1 Rätt till information

Du har rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas.

25.2 Rätt till tillgång

Du kan begära information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och få tillgång till dessa uppgifter.

25.3 Rätt till rättelse

Du kan begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras.

25.4 Rätt till radering

Under vissa förutsättningar kan du begära att personuppgifter raderas.

Rätten till radering gäller inte alltid, exempelvis när uppgifterna måste sparas för:

• rättsliga skyldigheter,
• bokföring,
• rättsliga anspråk.

25.5 Rätt till begränsning

Under vissa förutsättningar har du rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

25.6 Rätt att invända

När behandlingen baseras på berättigat intresse har du rätt att invända mot behandlingen av skäl som hänför sig till din specifika situation.

Cloudgruppen får då som huvudregel endast fortsätta behandlingen om vi kan visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen behövs för rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring

Du har rätt att när som helst och utan att ange något skäl invända mot direktmarknadsföring.

Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.

25.7 Dataportabilitet

När förutsättningarna enligt GDPR är uppfyllda kan du ha rätt att få vissa personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

25.8 Återkalla samtycke

Om behandling baseras på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket.

Återkallandet påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades.

26. Hur utövar du dina rättigheter?

Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta:

Cloudgruppen Sverige AB
E-post: kontakt@cloudgruppen.se
Telefon: 010-188 77 00

Vi kan behöva begära ytterligare information för att säkerställa din identitet innan vi lämnar ut uppgifter eller vidtar andra åtgärder.

En begäran behandlas i enlighet med de tidsfrister som följer av GDPR.

27. Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att Cloudgruppen behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt är du välkommen att kontakta oss.

Du har också rätt att lämna klagomål till:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
www.imy.se

28. Kundens ansvar när Cloudgruppen är personuppgiftsbiträde

När Cloudgruppen behandlar personuppgifter för kundens räkning är kunden normalt personuppgiftsansvarig.

Kunden ansvarar då bland annat för att:

• det finns rättslig grund för behandlingen,
• personuppgifter samlas in för legitima och tydliga ändamål,
• registrerade får nödvändig information,
• endast nödvändiga personuppgifter behandlas,
• lämpliga lagringstider fastställs,
• behandlingen är proportionerlig,
• registrerades rättigheter kan hanteras,
• nödvändiga konsekvensbedömningar genomförs,
• instruktionerna till Cloudgruppen är förenliga med GDPR och annan tillämplig lagstiftning.

Cloudgruppen behandlar personuppgifter enligt kundens dokumenterade instruktioner och det personuppgiftsbiträdesavtal som gäller mellan parterna.

29. Ändringar av integritetspolicyn

Cloudgruppen kan uppdatera denna integritetspolicy när:

• vår verksamhet förändras,
• nya produkter eller tjänster införs,
• behandlingen av personuppgifter förändras,
• våra leverantörer eller tekniska lösningar förändras,
• lagstiftning eller myndighetskrav förändras.

Den senaste versionen finns alltid publicerad på Cloudgruppens webbplats.

Vid väsentliga förändringar kan berörda personer även informeras på annat lämpligt sätt.

30. Kontakt

Om du har frågor om denna integritetspolicy, vår behandling av personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta: